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如何合理调配志愿者，也需要灵活运用信息，因为他们不仅要对外服务好电影节嘉宾，对内也要与带队老师和志愿者们保持密切沟通，做好服务保障。“比如前一晚电视节闭幕式，第二天是电影节开幕式，志愿者早上去送电视节嘉宾，然后就待在机场等电影节嘉宾到来。但如果电视节闭幕嘉宾不走，还想安排别的行程，志愿者就必须全程陪同，再立刻安排另外的志愿者去机场接电影节嘉宾。”接到嘉宾后，真正的挑战才开始，比如等车时“调节气氛”，向嘉宾介绍未来几天行程，向嘉宾介绍上海风土人情和特色小吃，甚至协助安排嘉宾们额外的观光需求等等。另外， "Billboard woman In Music"是Billboard主办的大规模颁奖典礼，将向一年来对音乐产业产生最大影响的最佳女艺人、创作者、制作人、管理层等颁奖。
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